Hoe brengen wij het verhaal van de UVV naar buiten?

Verslag Themadag RP en Communicatie, 30 september

Op 30 september organiseerde de PR-commissie een themadag over PR en Communicatie. Centrale vraag: Hoe kunnen wij het rijk geschakeerde palet van activiteiten van de Unie van Vrijwilligers op een heldere manier onder de aandacht brengen? In verschillende workshops was ruimte om inspiratie en praktische handvatten te delen om de UVV naar buiten toe uit te dragen. Op intranet is een uitgebreid verslag te lezen met de presentaties die gegeven werden en de foto’s.

thema 01 2014-09-30 04 2014-09-30

De achterliggende gedachte is dat het beeld van de UVV naar buiten ontstaat uit berichtgeving over het palet van activiteiten binnen UVV Nederland. De afdelingen verrichten verschillende activiteiten maar opereren vanuit een zelfde achtergrond en doelstelling. De afbeelding bij de uitnodiging voor de themadag probeert dit te visualiseren. De verhalen moeten intern gedeeld worden om ze te kennen en naar buiten te kunnen brengen.

Inleiding Verhaallijnen door Sigrid van Iersel
Vanuit het uitgangspunt van het delen en verspreiden van verhalen over UVV Nederland is Sigrid van Iersel van het bedrijf Verhaallijnen gevraagd een inleiding te houden. Sigrid van Iersel zet verhalen in als onderdeel van de interne of externe communicatie van bedrijven en organisaties als C1000, de Nederlandse Spoorwegen, gemeenten en politie.

Persoonlijke benadering
Sigrid vertelt ons het verhaal van een hospice waar zij zelf als vrijwilliger werkzaam is. Sigrid vertelde als voorbeeld het verhaal van een trambestuurder die op een bepaald moment in zijn leven in dit hospice terecht was gekomen en hoe hij via de tram die regelmatig voorbij reed contact wist te houden met zijn oud-collega’s. Om meer bekendheid aan het hospice te geven is besloten om ontbijttafelsessie te houden met plaatselijke politici en bestuurders van zorg-, en welzijnsorganisaties en aan de ontbijttafel dit soort persoonlijke verhalen te delen.

Hoe kan je verhalen ontdekken?
Voor het herkennen van verhalen moet je geleidelijk aan een antenne ontwikkelen. Een verhaal is vaak opgebouwd uit: een wens, een reis, een tegenslag, een wending (waardoor de tegenslag overwonnen wordt) en een slot met het bereiken van het gewenste resultaat. Als er concreet nieuws is, is het uitbrengen van een persbericht en zorgen voor journalistieke aandacht natuurlijk een prima manier om de pers te halen. Maar juist ook in lopende activiteiten kan een mooi verhaal zitten en dat zien we vaak over het hoofd.

Na de inleiding waren er vier workshops met aandacht voor verschillende thema’s; (re)presentatie, contacten met de pers, Social Media en het opmaken van nieuwsbrieven.

15 2014-09-30 06 2014-09-30 SAMSUNG 07 b 2014-09-30 11.44.06

Workshop 1. Tips voor een tekst of presentatie met pit
In deze workshop werd gekeken naar de concrete situaties waar bestuurders en coördinatoren mee te maken hebben en waarbij representatie en presentatie een belangrijke rol spelen. Wil je mensen instrueren, enthousiasmeren, overtuigen, of vooral aanzetten om zelf kritisch na te denken? Afstemming tussen houding en inhoud van de boodschap zijn daarbij van wezenlijk belang.  Erik Dekker en Yoni Siemons van Kernlab brachten met veel enthousiasme en humor de verschillende situaties in beeld om het effect voelbaar te maken. Tips die zij meegaven: Beschrijf een voorbeeld zo levendig en beeldend mogelijk en gebruik voorbeelden die voor de toehoorder herkenbaar zijn. Als je een appel op mensen wilt doen of mensen wilt enthousiasmeren, put dan uit eigen ervaring zodat je woorden ook een gevoelswaarde kan meegeven en het verhaal ook binnenkomt bij het publiek.

Workshop 2. Deuren openen bij de Pers
Theo Plasschaert, bestuurslid bij UVV Haarlem en werkzaam als sportjournalist, startte de workshop met een toelichting op de opbouw van het medialandschap. Het meest interessant is het om de contacten met de pers dichtbij huis op te bouwen, en dus van onderop te beginnen. Als iets lokaal de pers haalt kan het altijd worden opgepikt door de regionale of landelijke pers. Wil je de pers beiieken? Stel een persbericht op (met de 5 W’s: Wie, wat, waar, wanneer en waarom?) en bel het na. Zorg dat voor de pers duidelijk is wie de woordvoerder is, en heel belangrijk: zorg dat deze persoon dan ook goed bereikbaar is. Nieuws kan in allerlei activiteiten zitten, in lopende activiteiten in nieuwe ontwikkelingen. Theo gaf verschillende voorbeelden van manieren waarop UVV Haalem in contact treedt met de pers. Ook dat iets blijft bestaan kan nieuws zijn. Het is tenslotte belangrijk om een relatie met de pers op te bouwen. Leer de journalisten kennen die voor de lokale kranten schrijven. Nodig ze een keer uit om langs te komen, drink een kop koffie samen op een werkplek waar het vrijwilligerswerk ook zichtbaar is en vertel over de UVV vorm geeft aan de participatiemaatschappij.

Workshop 3. Social Media
Marieke Karssen praatte ons bij over digitale ontwikkelingen. Zij begon haar workshop met een optimistische stellingname:

“Nooit eerder was vrijwilligerswerk zo belangrijk op je CV, nooit eerder hadden we een regering die de boel zo opschudde dat we allemaal wel moeten gaan participeren, nooit eerder was er zoveel ondersteunende nieuwe techniek. En dus… zijn de kansen om als UVV nieuwe (soorten) vrijwilligers te werven groter dan ooit”.

Een goede website geeft direct op de homepage al een dwarsdoorsnede van wat er allemaal gebeurt en speelt in de organisatie. Wat je zoekt of wilt weten is nooit meer dan één klik weg. Zie bijvoorbeeld www.vrijwilligerswerk.nl. De gedachte achter social media is om kleine dagelijkse zaken met een grote groep mensen te delen. Gebruik leuke foto’s en verhalen van vrijwilligers als bron van nieuws en berichten, het is voor hen ook vorm van waardering. Tenslotte is er nog de opkomst van de deeleconomie. Op het internet schieten overal platforms uit de grond die mensen die diensten aanbieden en mensen die diensten vragen met elkaar verbinden. Als je snel inzicht wilt hebben hoe dit werkt kijk dan hier dit filmpje. Voor andere voorbeelden kijk hier. Is het interessant om als UVV ervaring op te doen met dit soort platforms om hulpvragers en vrijwilligers op een nieuwe manier aan elkaar te koppelen? Mogelijk vindt je hier een nieuw type vrijwilliger of krijg je zicht op nieuwe hulpvragen.

Workshop 4. Opmaken van een (elektronische) nieuwsbrief
Rachella Dubbeldam is werkzaam als freelancer binnen de kunst-, cultuur- en media sector. Zij gaf een workshop over het opmaken van nieuwsbrieven. Nieuwsbrieven zijn bedoeld om een specifieke groep te informeren. De nieuwsbrief is een middel en dus geen doel op zich en maakt deel uit van een communicatie strategie. Voordeel is de persoonlijkere benadering en een groot bereik. Het belangrijkste doel is het opbouwen van een relatie met klanten of leden. Zorg dat je nieuwsbrief een hekenbare opmaak heeft, die aansluit op de huisstijl, gebruik een prikkelende titel en prikkelende sub-koppen per alinea. Gratis stockfoto’s zijn te vinden op websites als: Flickr, Freeimages.com, iSTockphoto, Shutter stock. Als je een papieren nieuwsbrief wilt maken, kan je gebruik maken van de templates die Microsoft in Word aanbiedt. Als je serieus met een nieuwsbrief aan de slag wilt is het ook te overwegen met Indesign te werken. Voor het versturen van elektronische nieuwsbrieven wordt Mailchimp veel gebruikt. Rachella gaf een korte inleiding hoe deze programma’s werken.

Na een terugblik op de dag en verschillende suggesties voor vervolgactiviteiten werd de themadag afgesloten met een borrel.

Please follow and like us:

Laat een reactie achter